Le laboratoire a connu en 1999 une légère évolution de ses crédits sur subventions d'Etat et la reprise de ses ressources propres sur contrats de recherche. Cette progression a permis à la Direction du laboratoire, notamment grâce aux 5% prélevés sur les ressources contractuelles par la Délégation Régionale et affectés au fonctionnement général du laboratoire, de faire réaliser des travaux prévus depuis plusieurs années et d'augmenter sensiblement le budget relatif aux dépenses de personnels pour le Groupe Direction compte tenu des besoins récurrents dans ce domaine.

Administration générale : La gestion de la totalité de nos crédits (CNRS et universitaires) est faite sous le logiciel Xlab qui répond bien à nos attentes maintenant, et permet un suivi fin de nos budgets, ainsi qu'une comptabilité analytique.

Le logiciel NABUCO, mis en place sur l'Université Paris XI depuis 1er janvier 1999, a engendré de nombreuses difficultés, liées aux rigidités structurelles et informatiques du produit. Par ailleurs, la nécessité d'effectuer une double saisie dans NABUCO pour les engagements et liquidations sur un plan strictement comptable et dans Xlab pour la gestion de nos crédits, alourdit les tâches de gestion au laboratoire. Toutefois, c'est à l'heure actuelle le seul moyen pour effectuer un suivi précis de l'ensemble de nos crédits.

La gestion des marchés publics, malgré l'assouplissement qu'a pu obtenir le CNRS de la part du Ministère de l'Economie et des Finances, demeure contraignante en termes de choix, de prix et de délais, et lourde pour la gestion des achats au quotidien. En tout état de cause, les achats par voie de marchés publics demeurent rigides et ne permettent pas toujours de disposer d'une prestation de qualité, ou du produit recherché au meilleur prix.

Nous avons participé au groupe de travail pour l'élaboration du cahier des charges du "Nouveau Labintel", base de données CNRS regroupant la description de toutes les structures du CNRS, reliée à leurs activités, leurs personnels, et leurs moyens. Ce nouvel outil, avec accès par le Web, est disponible depuis le premier semestre 1999 et permet une mise à jour en continu des informations, ainsi que l'édition d'états de personnels répondant mieux à nos besoins. Néanmoins, Labintel ne permet pas de gérer les personnels au niveau du laboratoire, même si toutes les données nécessaires y ont été introduites. Nous espérons donc, compte tenu de la conception de ce "nouveau Labintel", qu'un outil permettant une exportation aisée des données vers une autre base de données sera bientôt disponible. Nous souhaitons en effet, à partir d'une base unique au laboratoire, être en mesure de gérer rationnellement toutes les opérations qui accompagnent les mouvements de personnels : affectations de bureaux, attributions de numéros de téléphone, de clefs, de codes photocopieurs, autorisations d'accès au laboratoire, aux machines et aux réseaux informatiques.

Le Groupe Direction a participé activement, dans le cadre du passage à l'an 2000, aux travaux menés par la Commission interne "An 2000" du laboratoire : recensement des logiciels, matériels informatiques et équipements avec composants électroniques, réflexion sur les solutions à mettre en oeuvre, et enfin réalisation des mises à niveau nécessaires.

Recrutement de personnels temporaires : Alors que le nombre d'enseignants-chercheurs et de personnels accueillis au laboratoire a doublé sur les sept dernières années, le nombre de techniciens et d'administratifs n'a pratiquement pas augmenté au cours de la même période. Actuellement, seulement quatre personnes assurent la gestion du parc des machines et des moyens informatiques communs du laboratoire, et trois secrétaires gestionnaires assurent le fonctionnement administratif d'une unité qui accueille environ 300 personnes par an. La charge de travail des ITA au sein du Groupe Direction du laboratoire est régulièrement croissante, situation aggravée par le fait que deux postes, devenus vacants suite à des départs en retraite, ne sont pas encore pourvus. Dans ces conditions, toute absence pour maladie ou congé de maternité devient problématique.

Des vacataires ont donc été recrutés sur nos ressources propres pour seconder les secrétariats de départements et de direction, et pour pallier l'absence de la responsable de la communication du laboratoire en congé de maternité. Des vacataires ont également apporté une aide ponctuelle à la bibliothèque, et pour l'entretien des bâtiments.

Informatique (B. Mérienne, C. Boussat, R. Brageu, M. Lastes, C. de Moncuit)
Au cours de l'année écoulée l'équipe système a dû faire face à l'augmentation du nombre de machines en réseau, qui est passé de 321 à 409 machines, soit un accroissement de 27% constitué essentiellement de postes PC et de stations Silicon Graphics. L'équipe système s'est également employée, au sein d'une commission créée à cet effet et comprenant des représentants de chacun des groupes du laboratoire, à réaliser les aménagements logiciels nécessaires au passage de l'an 2000 sur l'ensemble du parc informatique. Cet effort s'est d'ailleurs révélé très fructueux puisque aucun problème lié au changement de millésime n'a été observé au LIMSI jusqu'à maintenant. Enfin, l'équipe système a continué l'amélioration des services de réseau (câblage du rez-de-chaussée du bâtiment 508, impressions, sauvegardes, courrier électronique) et, face à la récente recrudescence des tentatives de piratage à travers Internet, elle a mené un ensemble d'actions pour améliorer la sécurité sur l'ensemble des équipements.

Infrastructure (P. Durand, D. Lerin)
Nous tenons à souligner l'importance des différents soutiens qui nous ont été accordés au titre de l'infrastructure de la part Délégation Régionale du CNRS (350 KF en 1999, 450 KF en 1998), de l'Université Paris XI (50 KF en 1998), et de l'Université Paris VI (250 KF en 1997 avec la réfection de l'étanchéité de l'ensemble des terrasses du bâtiment 502 bis).
En 1999, grâce au soutien de la Délégation Régionale du CNRS, nous avons pu rénover totalement l'un des accès principaux au laboratoire (portes, électricité, sol).
L'attribution de crédits de maintenance par l'Université Paris XI en 1998 nous a permis de rénover une salle de cours accueillant des étudiants (travaux en 1998 et 1999).
Le montant des travaux effectués sur nos fonds propres s'est élevé à près de 700 KF en 1999, et certains travaux ont été menés grâce à l'aide des Services techniques de la Délégation Régionale du CNRS (conseils et interventions en plomberie et électricité, par exemple). Ces travaux comprennent notamment la rénovation de l'électricité et de la peinture dans la cage principale d'escalier et les circulations du premier étage et du deuxième étage du bâtiment 508, six bureaux entièrement rénovés (conformité électrique, peinture, mobilier), le remplacement de stores et la peinture extérieure de châssis de fenêtres. Dans une salle informatique, un local a été construit avec installation d'une climatisation. Le budget 1999 pour le renouvellement du mobilier (bureaux, tables pour salle de conférences) s'est élevé à 240 KF. Dans la perspective du passage à l'an 2000 et de la gestion d'opérateurs téléphoniques multiples, nous avons procédé au remplacement de l'autocommutateur du laboratoire, dont le financement a été entièrement pris en charge par le CNRS.

Bibliothèque (G. Lacoste, J. Tassotte)
En 1999, le budget de la bibliothèque s'est élevé à 325 KF et, comme les années précédentes, la part la plus importante a été consacrée à l'abonnement à 162 journaux scientifiques. Le fonds documentaire du laboratoire est d'environ 5000 ouvrages, avec 315 publications enregistrées en 1999 et 220 ouvrages acquis. La bibliothèque a assuré la gestion de plus de cinq cents documents en prêt au cours de cette même année. Le nombre d'ouvrages empruntés à des bibliothèques extérieures est important (75 en 1999), ainsi que celui des articles demandés en photocopies auprès d'autres bibliothèques ou de services spécialisés (614 en 1999).

Communication (S. Pageau-Maurice)
La commission " Communication de l'information ", animée par S. Pageau-Maurice, a atteint maintenant son rythme de croisière et se réunit deux fois par an. Le rapport d'activité a été tiré à 1500 exemplaires (900 en version française et 600 en version anglaise) et adressé par courrier à 1200 destinataires. La version française du rapport 1999 a été installée, comme chaque année, sur le serveur Web du laboratoire.

Formation (M. Méheut)
Au cours de l'année 1999, 19 agents ont participé à des stages de formation permanente dans le cadre de notre Plan de Formation, en informatique, administration de la recherche, formations générales, langues, hygiène et sécurité - ce qui représente 31 actions de formation au total. Ces stages sont, pour la plupart, organisés par la Délégation Régionale du CNRS. Sur demande, des agents du laboratoire ont pu bénéficier de formations organisées par l'Université Paris XI, et par d'autres organismes - publics ou privés - de formation professionnelle. Par ailleurs, une formation interne en anglais, animée par un chercheur et un enseignant chercheur, a été organisée pour les doctorants du laboratoire.

Audiovisuel (G. Chastagner)
De nombreuses photos ont été réalisées pour publication dans des revues scientifiques et techniques. Guy Chastagner a assuré plusieurs reportages photographiques pour le Journal du CNRS. Par ailleurs, il a veillé au bon fonctionnement des deux vidéo projecteurs qui ont été acquis par le laboratoire en 1998 et en 1999. Il a pris en charge l'environnement audiovisuel de la formation organisée en 1999 par l'Université Paris XI, dans le cadre des " Doctoriales ". Il a mené pendant quelques années une collaboration avec le Service audiovisuel de l'Université Paris XI (SCAVO) qui s'est concrétisée en 1999 par la réalisation de quatre films. Il a poursuivi son enseignement d'initiation à la vidéo pour le Centre d'Initiation à l'Enseignement Supérieur de Paris XI.

Hygiène et sécurité (A. Choisier)
Des travaux d'hygiène et de sécurité ont été réalisés grâce au soutien accordé par nos deux Universités partenaires et par le CNRS. Dans le bâtiment 502 bis, Paris VI a pris en charge la pose de blocs de secours auto-alimentés, la réalisation et la pose de plans de sécurité, ainsi que la mise hors service des machines-outils qui ne seront pas mises en conformité. Les services de Paris XI ont fait réaliser des travaux de signalisation routière afin d'améliorer la sécurité de la circulation aux abords de nos deux bâtiments, et créé une voie d'accès pour les pompiers à l'extrémité du bâtiment 508.
La Délégation Régionale du CNRS a fait effectuer les travaux de mise en conformité de notre monte-charges, pour la sécurité des techniciens intervenant pour son entretien.
Le laboratoire a fait poser des détecteurs incendie dans des pièces communes, et effectuer systématiquement la mise en conformité des circuits électriques lors de la rénovation des bureaux. En 1999, un effort particulier a porté sur la formation liée à la sécurité : formation pour l'ACMO (Agent Chargé de la Mise en Oeuvre des règles d'hygiène et de sécurité) du laboratoire, A. Choisier, et pour les nouveaux entrants au laboratoire, ce qui représente 14% des formations suivies par les agents du laboratoire en 1999.

Perspectives :
En 1999, trois agents ITA - sur un total de quatorze agents relevant du Groupe Direction - ont fait valoir leurs droits à la retraite, et, d'ici 2001, trois autres agents feront de même. Le remplacement de ces personnels qui assurent des fonctions d'intérêt commun pour le laboratoire est vital. Nous avons pu bénéficier de postes proposés en mobilité interne (A.F.I.P., pour Affichage de Fonctions d'Intérêt Prioritaire) mais le dispositif semble avoir atteint ses limites après plusieurs années de fonctionnement. Le petit nombre de candidats pour un poste ne permet pas toujours de le pourvoir dans de bonnes conditions, et le recrutement par voie de concours externe n'est pas acquis pour autant, compte tenu du nombre très faible de postes ouverts pour le recrutement extérieur des ITA. De ce fait, certains postes au sein du Groupe Direction restent vacants sur de longues périodes. La transmission des savoir-faire ne peut pas être assurée, et le fonctionnement du laboratoire, reposant sur un nombre de plus en plus restreint de personnes, s'en trouve fragilisé.

Enfin, l'attribution d'un poste de technicien en << secrétariat-gestion >>, demandé depuis plusieurs années au CNRS, permettrait de renforcer les secrétariats et de ne plus avoir à recourir systématiquement à des vacataires pour assurer un travail dont le volume et la nature correspondent de fait à un poste permanent.

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